Software für Zeitarbeit

Warum eine Software für Zeitarbeit?

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Die fortschreitende Digitalisierung ermöglicht neue technische Entwicklungen zur Überwachung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen. Moderne Softwarelösungen für die Zeitarbeitsbranche überwachen alle Prozesse im Hintergrund und vereinfachen die Arbeit von Personaldienstleistern und Zeitarbeitsfirmen. Kennzeichnend für den Sektor sind komplexe Strukturen und Aufgaben der Programmierung, Verwaltung, Kundenakquisition und -werbung. Eine umfassende Branchenlösung bildet alle Bereiche digital ab:

  • Die Verwaltung: Mitarbeiter, Bewerber, Kunden und Interessenten sind wichtige Akteure in der Zeitarbeitsbranche: Der Personaldienstleister stellt einem Entleiher vorübergehend Arbeitskräfte zur Verfügung. Der Dienstleister beschäftigt in der Regel mehrere Zeitarbeitskräfte, die dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Alle Personen- und Unternehmensstammdaten müssen verwaltet und aktualisiert werden.

    Personal-DIALOG Stammdaten
    Abbildung 1: Die Personal-Stammdaten in der Software für Personaldienstleister Personal-DIALOG
  • Recruiting: Die Personalbeschaffung ist eine der Hauptaufgaben eines Personaldienstleisters: Mitarbeiter für Kundeneinsätze sind ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kostet Zeit und Ressourcen – findet sich kein geeigneter Kandidat im Mitarbeiterpool, müssen die Stellenanforderungen identifiziert und ausgeschrieben werden. Die Bewerber werden auf ihre Eignung geprüft und die Bewerberdaten werden während des gesamten Einstellungsverfahrens verwaltet.
  • Disposition: Ein Disponent muss in der Lage sein, flexibel auf den Personalbedarf der Kunden zu reagieren. Er koordiniert den Einsatz von Zeitarbeitskräften im Kundenunternehmen und steht in engem Kontakt mit dem Kunden. Nicht selten steht er unter Zeitdruck, um schnell auf Kundenwünsche reagieren zu können. Schnelligkeit und organisatorische Kompetenz sind wichtig, um mit anderen Verleihunternehmen mithalten zu können.

    Disposition via Drag and Drop
    Abbildung 2: Die Disposition über Drag and Drop am Beispiel der Software für Zeitarbeit Personal-DIALOG
  • Zeiterfassung: Personaldienstleister beschäftigen in der Regel mehrere externe Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten stark variieren können. Alle Zeiterfassungen müssen u. a. für die Lohnabrechnung protokolliert werden. Ein Arbeitszeitkonto bietet die Möglichkeit, die Ist-Arbeitszeit und die Soll-Arbeitszeit abzugleichen. Bei Überschreitung der Arbeitszeit werden dem Arbeitszeitkonto des Zeitarbeitnehmers Stunden hinzugefügt, bei negativer Arbeitszeit werden Stunden abgezogen. Für Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto kann ein Freizeitausgleich oder ein finanzieller Ausgleich erfolgen.
  • Branchenzuschläge: Zeitarbeitnehmer erhalten ggf. Branchenprämien, je nach Branche, in der sie beschäftigt sind. Diese ermöglichen eine schrittweise Angleichung der Gehälter an die Gehälter vergleichbarer Festangestellter. Sie erhalten nach einer bestimmten Beschäftigungsdauer im Kundenunternehmen Zuschläge zu ihrem tariflichen Grundgehalt. Im Rahmen der AÜG-Reform wurden die Verträge durch den iGZ, den BAP und die betroffenen Gewerkschaften angepasst - unter anderem durch die Einführung eines sechsten Branchenzuschlags auf den Stundenlohn im Tarifvertrag für Zeitarbeit. Unternehmen, die Personal einstellen, müssen die Zuschläge erfassen und korrekt ermitteln, um sie in der richtigen Höhe an ihre Mitarbeiter auszahlen zu können.
  • AÜG-Reform: Die Reform des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) ist am 01.04.2017 in Kraft getreten. Die AÜG-Novelle stellt Personaldienstleister vor neue Herausforderungen: Zeitarbeitskräfte haben nach 9 bzw. 15 Monaten ununterbrochener Arbeit Anspruch auf gleiches Entgelt, also eine gleichwertige Vergütung wie reguläre Arbeitnehmer. Fristen und Unterbrechungen müssen genau datiert und eingehalten werden. Auch Verleihzeiträume sind zu berücksichtigen: Verleiher müssen die gesetzliche maximale Überlassungsdauer von 18 Monaten oder einen anderen Zeitraum (Tarifvertrag, Betriebs- / Dienstvertrag) festhalten.

Zeitarbeitssoftware optimiert die betrieblichen Abläufe und verkürzt die Kommunikationswege zwischen den Mitarbeitern. Relevante Daten werden zentral in einer Software erfasst.

Wichtige Funktionen einer Software für Personaldienstleister

Der Markt bietet eine Reihe etablierter Anbieter von HR-Software. Die Softwarelösungen unterscheiden sich in verschiedenen Kriterien, beispielsweise im Funktionsumfang und in der Benutzerfreundlichkeit. Einige Lösungen bieten mehr und ausgefeiltere Funktionen als andere.

Wichtig ist, dass sich die Software an aktuelle Veränderungen in der Branche anpasst, z.B. durch Updates und neue Funktionalitäten (z.B. bei der AÜG-Reform). Eine umfassende Lösung wie Personal-DIALOG von Data Dialog EDV-Systeme GmbH bildet alle betrieblichen Prozesse in der Zeitarbeit ab.

  • Mitarbeiter- Bewerber-, Interessenten- und Kundenmanagement: In Personal-DIALOG können Anwender Personen- und Unternehmensdaten zentral in einer Software verwalten und bearbeiten. Funktionen wie eine automatisierte Zeit- und Urlaubskontenverwaltung erleichtern den Arbeitsprozess. Das erspart ihnen Zeit und verkürzt Kommunikationswege. Über das Dokumenten-Archiv können Dokumente sofort abgerufen und eingesehen werden. Durch die sogenannte Dublettenprüfung wird die doppelte Datenhaltung vermieden und eine bessere Datenqualität erzielt.
  • Auftragsmanagement: Personaldienstleistungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, den Überblick über alle laufenden und anstehenden Aufträge zu behalten. Der Organisations- und Koordinationsaufwand ist gerade in Zeiten von Auftragsspitzen wichtig. Anwender verwalten ihre Auftragsdaten zentral in ihrer Zeitarbeitssoftware – ggf. auch per App / Web.
  • Disposition: Der Dispo-Assistent, der ganz unkompliziert via Drag and Drop zu bedienen ist, bietet Disponenten einen täglichen Überblick über ihre Einsätze und Aufträge. Um eine schnelle Abstimmung mit Kunden und Mitarbeitern zu gewährleisten, werden wichtige Kontakte zentral verwaltet. Über Drag and Drop können Mitarbeiter in Sekundenschnelle den Einsatz wechseln
  • Zeiterfassung: Mit Personal-DIALOG erfassen Benutzer Arbeitszeiten in Echtzeit: Die Dateneingabe erfolgt über App oder Web. Alle Daten werden direkt in die Software übertragen und können weiterverarbeitet werden. Lohn- und Rechnungsstunden können in einem Schritt erfasst werden. Individuelle Auftragskonditionen (z.B. Nacht- und Schichteinsätze) können automatisch verrechnet werden; Ruhe- und Wartezeiten können frei definiert werden. Eine automatische Prüfung verhindert Fehler. Darüber hinaus können durch den Kunden / Vorarbeiter unterschriebene Stundennachweise direkt über die App Personal-DIALOG Mobil erzeugt und in Personal-DIALOG übertragen werden.

    Personal-DIALOG Zeiterfassung
    Abbildung 3: Erstellung eines unterschriebenen Stundennachweises über die App Personal-DIALOG Mobil
  • Branchenzuschläge: Die Branchenzuschläge variieren je nach Branche und Beschäftigungsdauer. In Personal-DIALOG behalten die Nutzer den Überblick über alle Daten: Anzuwendende Branchenzuschläge werden automatisch erfasst und aktualisiert. Die Berechnung von Fristen und Zuschlägen erfolgt automatisch- und wird entsprechend visualisiert. Individuelle Kundenkonditionen sind spezifisch konfigurierbar.
  • AÜG-Reform: Personal-DIALOG bietet alle notwendigen Features für Equal-Pay, Equal Treatment und Höchstüberlassungsdauer. Die automatisierte Verarbeitung von Equal Pay und die integrierte Stichtagsberechnung sparen dem Anwender Zeit und Ressourcen. Die Software berechnet automatisch die Fristen. Die individuellen Konditionen des Kunden und des Auftrages, bspw. bei Bestehen eines Tarifvertrages, können unkompliziert hinterlegt werden. Der Assistent signalisiert dem Benutzer entsprechende Warnungen, sobald Fristen erreicht bzw. überschritten werden.

    Personal-DIALOG AÜG- und DSGVO-Sicherheit
    Abbildung 4: Assistent zur Prüfung der Einsatzvoraussetzungen und AÜG-Richtlinien in Personal-DIALOG
  • Sanktionslisten-Prüfungen: Der automatische Sanktionslisten-Check gleicht im Hintergrund Ihre Personen- und Unternehmens-Daten mit den Anti-Terror-Listen der EU und den USA ab.
  • DSGVO-Sicherheit: Die Software sollte alle Werkzeuge an Bord haben, um die rechtlichen Anforderungen durch die DSGVO komfortabel zu erfüllen.
  • App für Android und iOS: Eine mobile App als Ergänzung der Zeitarbeits-Software erleichtert operative Prozesse für eine optimale Nutzung von Arbeitsressourcen. Die Software überwacht und vereinfacht einzelne Arbeitsschritte für die Mitarbeiter und optimiert Kommunikationswege. Es sollten Zugänge für externe Mitarbeiter (Leiharbeitnehmer), Interne Mitarbeiter (Disponenten) und Kunden möglich sein.

    Image
    Abbildung 5: Personal-DIALOG Mobil als mobile Ergänzung der Software Personal-DIALOG

Software-Empfehlung des Branchenportals personalorder.de

https://personalorder.de/software-zeitarbeit

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