Master Vendor

Was ist ein Master Vendor?

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Das Master-Vendor-Modell ist eine Form des On-Site-Managements. Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung der Personaldienstleistungsbranche, bei der ein Personalvermittlungsunternehmen dem Kundenunternehmen einen Mitarbeiter zur Verfügung stellt, der das Personal vor Ort koordiniert und verwaltet. Der Einsatz eines Vor-Ort-Managers dient in erster Linie dazu, dem Kundenunternehmen einen flexiblen Personaleinsatz zu ermöglichen und die Rekrutierung bedarfs- und auftragsbezogen zu koordinieren.

Ein Master-Vendor wird typischerweise beim Kunden eingesetzt, um den Personalbedarf vor Ort zu koordinieren. Für das auftraggebende Unternehmen ist er der Hauptlieferant, d. h. er stellt das erforderliche Personal aus seinem Mitarbeiterpool zur Verfügung. Die konkreten Bedingungen der Bestellung werden in einem Rahmenvertrag zwischen dem Master-Vendor und dem Kunden geregelt. Kann der Hauptlieferant den Personalbedarf aus den eigenen Reihen nicht decken, hat er die Möglichkeit, Drittlieferanten mit der Bereitstellung des erforderlichen Personals zu beauftragen.

Co-Lieferanten (Second Tiers) sind andere Personaldienstleister mit einem eigenem Kandidatenpool. Gegebenenfalls beauftragt der Hauptlieferant diese Unterauftragnehmer und koordiniert den Einsatz des Personals. Er ist für die interne Koordination seiner eigenen (Zeit-)Mitarbeiter sowie für die Kontrolle der von den Mitlieferanten bezogenen Arbeitskräfte verantwortlich. Damit übernimmt er eine Schnittstelle zwischen den Subunternehmern und den Kundenunternehmen und fungiert für den Kunden als zentraler Ansprechpartner für die Koordination des Personals.

Darüber hinaus übernimmt er in der Regel die organisatorischen und administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personaleinsatz und der Personalvermittlung über Vertrags- und Rechnungswesen, kontrolliert die Arbeitszeiten und führt Gesundheits- und Sicherheitskontrollen durch. Die Personalabstimmung durch den Master-Lieferanten kann auch für mehrere Standorte erfolgen. Zwischen dem Kundenunternehmen und dem Master Vendor besteht ein Rahmenvertrag. Der Master-Vendor handelt als Vertreter des Kunden und schließt Verträge mit Unterauftragnehmern oder Lieferanten ab.

Zwischen Co-Lieferanten und Master-Vendor wird ein Arbeitnehmerüberlassung (AÜ-Vertrag) geschlossen. Dabei agiert der Master-Vendor im Auftrag des Kunden. Damit soll die Kettenüberlassung vermieden werden. Kettenverleih ist eine Form der Untervergabe von Leiharbeitnehmern, die nach dem deutschen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) illegal ist. Die Überlassung von Zeitarbeitspersonal ist nur zulässig, wenn zwischen dem Personaldienstleister und dem Zeitarbeiter ein Arbeitsvertrag besteht. Bei einem Verstoß gegen das Kettenüberlassung-Verbot drohen rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder bis zu 30.000 Euro. Ne¬ben dem Verbot der Kettenüberlassung enthält das AÜG weitere wichtige Rechtsgrundlagen für die Zeitarbeit, zum Beispiel den Equal-Pay-Grundsatz oder eine begrenzte Höchstüberlassungsdauer.

Unternehmensinterne und -externe Faktoren können Unternehmen dazu veranlassen, ihren Personalbedarf über einen Master Vendor zu decken. Hoher Wettbewerbsdruck unter den Personaldienstleistern, unter anderem durch Fachkräftemangel oder fehlende interne Kapazitäten, erhöht die Rekrutierungsanforderungen. Durch konjunkturelle Schwankungen, volatile Auftragslagen oder Auftragsspitzen steigen die Flexibilitätsanforderungen, die eine flexible Verfügbarkeit von Personal zur Personaldeckung erforderlich machen. Wenn Ihr eigener Rekrutierungsprozess nicht zu einer ausreichenden Anzahl und Qualität von Bewerbern führt, kann der Einsatz eines Hauptanbieters (Master- Vendor) und zugehöriger Co-Anbieter sinnvoll sein. Auf diese Weise kann eine Personalabdeckung gewährleistet und ein Personalmangel vermieden werden.

Vor allem, wenn sie viele Zeitarbeitskräfte von verschiedenen Zeitarbeitsfirmen einsetzen und daher einen hohen Verwaltungs- und Organisationsaufwand haben. Die Übergabe der Personalsteuerung und -koordination an einen Master Vendor entlastet die Personalabteilung und das Management, damit sie sich besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Neben dem Hauptlieferantenmodell gibt es vier weitere gängige Modelle für Lieferantenbeziehungen:

  • Single Sourcing: Das auftraggebende Unternehmen arbeitet mit einem einzigen Anbieter von Personal. Die meisten Kunden sind kleine oder mittelständische Unternehmen, die nur für bestimmte Aufgaben externes Personal benötigen. Der Einsatz des Personals wird eng koordiniert.
  • Bevorzugter Lieferantenpool: Ein Kundenunternehmen nutzt eine begrenzte Anzahl von konkurrierenden Lieferanten. Der Kunde hat eine größere Auswahl an Mitarbeitern und Qualifikationen, aber der Verwaltungsaufwand ist recht hoch.
  • Managed Service Provider: der Managed Service Provider stellt eine Schnittstelle zwischen Kunden und Unterauftragnehmern dar. Er übernimmt zwar die Verantwortung für die Erbringung von Personaldienstleistungen, stellt aber in der Regel kein Personal aus dem eigenen Mitarbeiterstamm zur Verfügung.
  • Auslagerung des Beschaffungsprozesses: Eine oder mehrere Komponenten des Beschaffungsprozesses werden an ein externes Unternehmen ausgelagert

Vorteile von Master Vendor

Durch den Einsatz des Master Vendor-Modells können Betriebe ihren Personalbedarf auch in Zeiten schwankender Märkte und internem Personalmangel besser koordinieren. Die ständige Verfügbarkeit von Personal ermöglicht eine flexible Anpassung an Konjunkturschwankungen und Auftragsspitzen, auch wenn die internen Kapazitäten dafür nicht ausreichen. Somit stellt das Master Vendor Modell eine schnelle, bedarfsgerechte Personallösung dar, die das Recruiting standardisiert und mit dem Master Vendor eine zentrale Anlaufstelle darstellt. Diese schafft einen einzigen Ansprechpartner für den Kunden. Der Vorteil ist, dass die Unternehmen nicht mehr ständig die Ansprechpartner und Personaldisponenten wechseln müssen, so dass die Kommunikationswege verkürzt und die Zuständigkeiten besser festgelegt werden. Dank kürzerer Entscheidungswege und zentraler Koordination können Vereinbarungen schneller getroffen werden, was zu optimierten Prozessen und erhöhter Effizienz beiträgt. Durch die Sicherstellung der Personalversorgung hat das Kundenunternehmen Planungssicherheit und kann sich besser auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.

Durch die neu geschaffenen Freiräume und die Reduzierung des administrativen Aufwands wird die eigene Personalabteilung entlastet. Dies kann wiederum eine Kapazitätserhöhung ermöglichen. Ein kompetenter Erstlieferant verfügt über spezielles Branchen-Know-how und praktische Erfahrung, die sich in Recruiting und Koordination niederschlägt. Wenn er beim Kunden vor Ort ist und dessen Anforderungen und Arbeitsplätze kennt, erleichtert das die Auswahl des richtigen Mitarbeiters. Ein professioneller Lead-Provider sorgt mit klaren Anweisungen für eine reibungslose interne Abstimmung.