Das papierlose Büro
Alle Dokumente überall ganz ohne Papierkram griffbereit zu haben - das klang bis vor wenigen Jahren noch nach Zukunftsmusik. In letzter Zeit erfahren wir in Gesprächen mit immer mehr Personaldienstleistungsunternehmen, dass diese ein papierloses Büro anstreben. Vom Eingang der Bewerbungen über das Vorstellungsgespräch per Videokonferenz bis zur Erfassung von Arbeitszeit und die Lohnabrechnung soll alles digital ablaufen.
Als den am häufigsten genannten Grund für ein papierloses Büro wird Home-Office genannt. Auch der BAP Job-Navigator 03/2023 bestätigt Trend zum flexiblen und mobilen Arbeiten. So stiegt der Anteil der Stellenanzeigen mit der Option zum Home-Office um fast 600 %.
Ein ständiger Wechsel zwischen Büro und Zuhause – da ist Papierkram im Grunde nur eine Last. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie als Personaldienstleister mithilfe unserer Software-Systeme ein papierloses Büro führen können.
Das Fundament: Personal-DIALOG Komfort als Cloud-Lösung
Ihre sämtlichen Daten und die Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden zentral auf einem sicheren Server gespeichert. Somit sind Ihre Daten sowohl im Büro als auch von unterwegs aus mittels verschlüsselter VPN-Verbindung abrufbar. Alles was Sie brauchen ist ein PC oder Laptop und eine stabile Internetverbindung. Personal-DIALOG bietet standardmäßig seit vielen Jahren eine digitale Akte. Alle Dokumente, die das System erzeugt – beispielsweise Einsatzanweisungen, Überlassungsverträge und Rechnungen – werden automatisch in der digitalen Akte abgelegt.
Sendet Ihnen Ihr Kunde Dokumente noch per Post, haben Sie auch die Möglichkeit, externe Dokumente z. Bsp. mittels Scanner in die digitale Akte einzufügen. Denken Sie immer daran, den Dateien eine eindeutige Bezeichnung zu geben und sie in die dementsprechende Dokumenten-Kategorie einzuordnen. Somit haben Sie ganz schnell die richtige Datei „griffbereit“ und müssen sich nicht erst durch komplizierte Ordnerstrukturen klicken.
Was passiert eigentlich mit dem guten alten Stundenzettel?
Sofern Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach wie vor mit einem ausgefüllten und unterschriebenen Stundenzettel arbeiten, können Sie – nachdem sie die Arbeitszeiten ins System eingeben haben – das Dokument einscannen und für Nachweiszwecke in der digitalen Akte ablegen. Aber warum so kompliziert?
Mit Personal-DIALOG Mobil bieten wir Ihnen als mobile Ergänzung eine echte Arbeitserleichterung. Ihr Personal erfasst die Arbeitszeit mit unserer App, die für Sie ein entsprechendes Nachweisdokument erzeugt. Nun haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit mittels einfacher digitaler Signatur direkt auf dem Smartphone zu unterschreiben. Ist auch die Unterschrift Ihres Kunden notwendig, kann direkt im Anschluss auch vom Kunden unterschrieben werden. Die erfassten Arbeitszeiten werden aus der App zu Personal-DIALOG übertragen.
Ein manuelles Eintragen ist damit überflüssig und den Disponentinnen und Disponenten wird sehr viel Zeit erspart. Das in der App automatisch erzeugte und digital signierte Nachweis-Dokument wird automatisch in der digitalen Akte abgelegt und steht bereit, wenn Sie Kunden-Rechnungen per E-Mail versenden und den Stundenzettel anhängen müssen.
Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der App Urlaubsanträge stellen und direkt auf dem Smartphone unterschreiben. Natürlich bietet Ihnen Personal-DIALOG Mobil auch die Möglichkeit, eigene Dokumente mittels einfacher digitaler Signatur und ohne Zusatzkosten unterschreiben zu lassen. Diese ist für Dokumente ausreichend, die nur ein geringes Rechtsrisiko bergen. Dazu zählen beispielsweise Einsatzanweisungen, interne Dokumente, Protokolle und eben auch Stundenzettel und Urlaubsanträge.
Ist eine fortgeschrittene oder qualifizierte digitale Signatur notwendig, bieten unsere Partner DocuSign, yousign und coffreo eine Lösung mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung an, damit ihre Dokumente rechtsicher signiert und in die digitale Akte eingefügt werden können.
Sind Sie unterwegs zum Kundenbesuch, dann haben Sie mit Personal-DIALOG Mobil Ihren Personalservice quasi in Ihrer Hosentasche - denn es ermöglicht Ihnen unabhängig von Ort und Zeit einen sicheren Zugriff u.a. auf den gesamten Kunden- und Interessenten-Stamm, Ihre Notizen und Wiedervorlagen. Außerdem haben Sie den Überblick über Ihr geplantes oder verfügbares Personal und Sie verwalten Ihre Dokumente direkt auf dem Smartphone.
Drucken Sie Ihre Lohnabrechnungen noch aus?
Möchten Sie gänzlich auf Papier verzichten, haben Sie mit unserem Nettolohn-Abrechnungssystem PD-Lohn die Möglichkeit, die Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ganz bequem und automatisch als PDF per E-Mail zu versenden. Wenn Sie ebenfalls unsere App Personal-DIALOG Mobil nutzen, können Sie ihrem Personal die Lohnabrechnungen auch ganz automatisch auf dem Smartphone bereitstellen. Für Sie entfällt nun das aufwändige Ausdrucken und Kuvertieren der Dokumente.
Erhalten Sie eigentlich noch Bewerbungsmappen?
Geht bei Ihnen eine Bewerbung per E-Mail ein, müssen Sie mit den Daten und Dokumenten sehr sorgfältig umgehen. Oftmals sind die Lebenslauf-Dokumente schon vom Bewerber schlecht benannt und Sie müssen sich bei der Kandidatensuche aufwändig durch verschiedene Dokumente klicken.
Mit unserem Recruiting-Tool Bewerber-Online vereinfachen Sie den gesamten Bewerbungsprozess erheblich. Schalten Sie Ihre Stellenanzeigen auf verschiedenen Karriereseiten und bieten sie potentiellen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, direkt bei Ihnen zu bewerben. Einfach den Lebenslauf hochladen und durch die intelligente Texterkennung ersparen Sie sich das zeitintensive Eingeben von Daten. Verwalten Sie Ihre Bewerber so ganz einfach! Auf einen Blick sehen Sie sowohl den Bearbeitungsstand der Bewerbung als auch Biographien und Lebensläufe.
Erstellen Sie für Ihre Kunden Vermittlungsvorschläge, in dem Sie ganz einfach ein Exposé als PDF erstellen und per E-Mail versenden.
Hat Sie eine Bewerbung besonders beeindruckt? Versenden Sie doch im Bewerber-Online einfach eine Einladung zu einem digitalen Vorstellungsgespräch per Videokonferenz. Hat Sie der Kandidat oder die Kandidatin überzeugt, übernehmen Sie sämtliche Ihnen aus der Bewerbung bekannten Daten ohne Zeitverlust in die Kartei im Personal-DIALOG.
Natürlich ist ein papierloses Büro nicht von einem auf den anderen Tag umgesetzt. Mit unseren Software-Lösungen begleiten wir Sie aber gern auf dem Weg dorthin.
Autor: Robert Sturm
Vertrieb, Data Dialog EDV-Systeme GmbH